Managementul performanței la distanță - Ghid pentru companii -
23


Gestionarea activității subordonaților în funcție de obiective este o provocare și atunci când toată echipa este laolaltă, în aceeași clădire. Cu atât mai mult când angajații lucrează de la distanță. Pentru a ajuta companiile să se adapteze la noua situație, specialiștii HR Goodstory au pregătit un set de îndrumări pentru managementul performanței la distanță.

 Pandemia a obligat piața muncii să se adapteze la multe schimbări, însă una dintre cele mai răspândite, de impact și de durată este relocarea personalului la distanță de sediul companiei. La domiciliu, de cele mai multe ori. Un mediu plin de stimuli care poate afecta puternic programul, implicarea și productivitatea angajatului, oricâte proceduri de lucru ar avea acesta ca ghid pentru desfășurarea activității la distanță.

Printre cele mai frecvente probleme pe care angajații care lucrează la domiciliu le-au întâmpinat se numără:

·        lipsa disciplinei și organizării programului propriu de lucru;

·        prezența distracțiilor care fragmentează procesul de lucru și scad productivitatea per total;

·        problemele tehnice (cu calculatorul, serverul de companie, rețeaua de Internet etc.);

·        comunicarea ineficientă sau chiar defavorabilă procesului de lucru din cauza utilizării preponderente a mesajelor scrise (e-mail, SMS, WhatsApp etc.);

·        scăderea creativității din cauza lipsei interacțiunilor spontane între angajați și a schimbului de idei;

·        apariția sentimentului de izolare socială care își pune amprenta asupra dorinței de muncă a angajatului;

·        deconectarea de la cultura organizațională, cu implicații asupra implicării și productivității angajatului.


Telemunca nu pare să fie o soluție temporară, dat fiind că multe companii i-au descoperit avantajele economice și dau semne că doresc să își continue activitatea în aceast manieră, măcar parțial, dar pe termen lung, după încheierea crizei sanitare globale. Prin urmare, managerii trebuie să se adapteze, atât ca atitudine, cât și ca procedură, la această realitate, folosind sfaturile pe care specialiștii noștri în resurse umane le oferă.


GHID PENTRU MANAGEMENTUL PERFORMANȚEI LA DISTANȚĂ

Discută cu angajatul despre programul de lucru. Cel de acasă, desigur. Încurajează-l să-și stabilească un orar clar de îndeplinire a sarcinilor de serviciu, ca și cum ar merge la birou. Tendința angajaților care lucreză de acasă este să vadă ziua de lucru ca fiind de 24 de ore, nu de opt, timp în care se dă peste cap să rezolve și sarcinile de serviciu, și pe cele din gospodărie. Vorbește cu angajatul despre limitele pe care trebuie să le pună între viața personală și cea profesională, mai ales dacă lucrează de acasă.

Gestionează diferit relația cu fiecare angajat în parte. Sarcinile unora pot fi foarte bine îndeplinite de la distanță, iar activitatea altora presupune și interacțiuni față în față cu colegii sau cu liderul de echipă. Judecă fiecare situație diferit și acționează în consecință. Pandemia ne-a trimis să muncim de acasă pentru a susține distanțarea fizică, iar un ritm alternativ de mers la birou, acolo unde sarcinile de serviciu o cer stringent, nu contravine recomandărilor autorităților.

Rezistă tendinței de a face micro-management. Nu este eficient, nici pentru tine, ca manager, nici pentru mersul organizației să dedici energie și timp controlului fiecărui angajat în parte, pentru a verifica dacă și-a îndeplinit sarcinile și cu ce eficiență. Ai nevoie de o schimbare de mindset către o relație de încredere și transparență cu angajații, iar aceștia să știe clar la ce tip de evaluare să se aștepte atunci când le vor fi măsurate performanțele. Prin urmare...

Creează instrumente pentru măsurat eficient performanța. Orice manager se întreabă: „De unde știu eu că X muncește pentru companie în acest timp?”. Nu știi și e puțin probabil să afli răspunsul fix la această întrebare. Dar nici nu îți folosește la ceva. Mai degrabă, pune în aplicare un instrument foarte puternic precum fișa de post, unde trebuie să scrie clar ce are angajatul de făcut și cu ce indicatori de performanță i se analizează activitatea.

Stabilește obiective clare și fă recapitularea lor în mod regulat. Orice angajat trebuie să știe ce se așteaptă de la el și cum îi vor fi măsurate și evaluate rezultatele. De asemenea, trebuie să știe că, periodic, obiectivele sale vor fi puse în discuție pentru a se evalua stadiul în care se află cu atingerea lor.

Susține spiritul de echipă, socializarea între angajați și conexiunea la cultura organizațională. Asta înseamnă că trebuie să ieși din stilul interminabilelor și plictisitoarelor ședințe online, să încurajezi mai multe tipuri de socializare virtuală și chiar întrevederi periodice față în față. Să ieșiți din când în când la prânz, în echipă, poate fi o soluție foarte bună pentru a ține angajații în „priza” culturii organizaționale.

Ai în vedere continua specializare și dezvoltare a angajatului. Desfășurarea activității la birou este însoțită de un proces de învățare informală prin simpla interacțiune cu colegii, care au de îndeplinit diverse sarcini. Practic, este vorba despre schimburi involuntare de informații și cunoștințe. Acest proces se pierde odată cu mutarea activității la distanță, când fiecare angajat are în vizor doar bucățica lui de expertiză. Un bun manager trebuie să găsească soluții pentru a compensa această pierdere, dat fiind că procesul de învățare informală ajută atât la dezvoltarea angajatului, cât și la întărirea conexiunii acestuia cu cultura organizațională.

Gestionează problemele de performanță imediat ce apar. Rareori se rezolvă de la sine, așa că nu are rost să le treci cu vederea. Când investighezi situația, păstrează în minte faptul că mulți dintre angajați încă se confruntă cu probleme de adaptare la telemuncă, mai ales cei care fac asta la domiciliu, alături de partener și copii, ceea ce se traduce în frecvente probleme de performanță. Este util să-ți propui, ca manager, o atitudine flexibilă, pe termen scurt, în așteptările față de angajați, dar și să stabilești o discuție cu fiecare dintre ei imediat ce observi fluctuații în ritmul lor e activitate.


Gratulează performanța deosebită. Nu doar problemele trebuie semnalate și gestionate, ci și evoluțiile care depășesc așteptările și planurile companiei. Performanța deosebită trebuie identificată, discutată cu angajatul, lăudată și recompensată, pentru susținerea creativității și implicării acestuia.


Telemunca nu trebuie să fie un „bau-bau” pentru manageri, ci o provocare pentru dezvoltarea lor ca profesioniști în conducerea echipelor și gestionarea activității acestora. Soluțiile potrivite de management, folosite corespunzător, vor duce la rezolvări fericite ale situațiilor legate de impactul muncii la distanță asupra productivității companiei.